Succesvolle lancering site & nieuwsbrief Agape

In augustus 2012 begon ik aan een project om een nieuwe website, e-mail nieuwsbrief en social media integratie op te zetten voor Agape, een non-profit organisatie in Xi’an (China) die zich ontfermt over wezen, gehandicapten en andere hulpbehoevenden in de provincie Shaanxi. Mijn oorspronkelijke inschatting was dat het project in januari afgerond zou zijn. Ik was echter niet voorbereid op de enorme vertragingen die de Chinese bureaucratie kon opleveren. Zo duurde het bijvoorbeeld twee maanden voor de overheid goedkeuring gaf om een simpele informerende website te hosten op een Chinese server.

Uiteindelijk leek het erop dat ik bij mijn vertrek eind maart het project niet rond zou krijgen. Gelukkig vond ik een vriend in Xi’an, Huey Ly, bereid om na mijn vertrek de laatste technische puntjes op de i te zetten. Uiteindelijk was de nieuwe website onder het domein agape.org.cn half april beschikbaar op de nieuwe server.

Nu was het dan ook tijd om de website aan te kondigen met de eerste nieuwsbrief, waarvoor ik een database had opgezet en ontwerp had gemaakt. De bedoeling was dat Agape hiermee elk kwartaal de belangrijkste nieuwsitems kon delen met haar ‘supporters’. In maart had ik alle beschikbare e-mail addressen van contactpersonen, adoptieouders, donateurs, etc opgeschoond en ingelezen in een database in Mailchimp en de eerste nieuwsbrief klaargezet voor verzending aan een kleine 500 Engelstalige contactpersonen.

Ik had aangeboden de eerste nieuwsbrief alsnog zelf te versturen en uitleg te geven over de resultaten. Ook gezien het feit dat sommige e-mailadressen aan de oude kant waren en een hoog bouncepercentage uit angst voor mogelijke spamcampagnes zou kunnen leiden tot blokkering van Agape’s Mailchimp account leek het mijn verstandig dat ik de eerste campagne zelf verstuurde. En zo kwam het dat ik vroeg op donderdag 25 maart, nog voor men in China het kantoor zou verlaten, op de verzendknop drukte voor de eerste e-mail.

Agape Newsletter

Het hard bounce percentage (niet langer bestaande e-mail adressen) was fiks maar viel me gezien de gedateerdheid van de data met 58 van 489 verstuurde e-mails nog mee. Uiteindelijk werden 412 e-mails succesvol afgeleverd. In de eerste week werd ruim 47% van de e-mails geopend, het dubbele van het gemiddelde in de non-profit sector. Ruim 20% van hen die de e-mail opende klikte door naar één of meerdere artikelen op de website, wat bijna 7 maal het gemiddelde in de sector is. Slechts 8 personen zeiden hun abonnement op de nieuwsbrief op en er waren diverse positieve reacties op de nieuwsbrief en website:

“It’s wonderful to see the new website and receive the newsletter. This is really encouraging. Fantastic! This should really help to spread the word about the great work you are doing.”

“Greetings, thank you for your newsletter. This new format is lovely.”

“What an amazing website and what beautiful stories. It brought tears to my eyes.”

Statistieken Agape Nieuwsbrief

De e-mail wordt vanuit Mailchimp ook automatisch naar het Facebook en Twitter account van Agape gestuurd, waar het tot extra bezoeken aan de online versie van de nieuwsbrief en website heeft geleid.

Vooral de persoonlijke verhalen van mensen die door Agape geholpen zijn blijken (zoals ik had verwacht) erg aan te slaan en er zijn meerdere donaties en aanbiedingen voor andere steun binnengekomen.

De kwalitatieve en kwantitatieve successen van deze eerste nieuwsbrief vormen voor mij een waardige afsluiting van een van mijn marketingprojecten voor goede doelen in China. Ik ben ervan overtuigd dat bij structureel en correct gebruik dit voor Agape kan uitgroeien tot een kostbaar medium voor het onderhouden van contact met de donateurs en andere belanghebbenden, verbetering van transparantie in de organisatie en verhoging van het aantal donaties.

P.S. Ook jullie steun is van harte welkom. ;-)